Klacht: onbeschofte mw. en chaos in administratie

Tikra op 29 december 2017 over VanDijk in de categorie Boekhandel

Nieuwe klacht
In behandeling
Klacht opgelost
Klacht afgesloten
VanDijk has resolved this complaint
Klacht opgelost op 2 januari 2018
Reactie van het bedrijf:

Beste Tikra, Tussen kerst en oud en nieuw zijn wij gesloten geweest, vandaar onze latere reactie. Naar aanleiding van uw klacht hebben wij het gesprek van 18 september 2017 terug geluisterd. Wij delen niet uw mening dat onze medewerker onbeschoft...

Bedrijf VanDijk
Categorie Boekhandel
Status Opgelost
Datum 29 december 2017

Een klant van VanDijk heeft klachten over de onbeschofte behandeling door de helpdesk en de administratiechaos rondom het inleveren van schoolboeken. Ondanks het tijdig inleveren van alle boeken, ontving de klant weken later een brief over een ontbrekend boek. De klant voelt zich niet serieus genomen en heeft dit als zeer ongepast ervaren.

Mijn Klacht:

Lees hier dat van Dijk een reputatie heeft van 361 opgeloste klachten – vreemd want bij veel klachten is het advies – de oplossing – gewoon betalen.
In ons geval: wij hebben de volgende klacht. Netjes (met getuigen) alle boeken van twee scholen (3de klas gymnasium/ vwo) op school ingeleverd – op tijd zoals het hoort, op het afgesproken moment. Door de student die het bijbaantje van van Dijk had om de boeken in te nemen ook gehoord dat alle boeken zijn ingeleverd.
Weken later krijgen wij een brief van van Dijk dat er een boek ontbreekt.
Wij contact opgenomen met de helpdesk – en wat zijn wij da schofterig behandeld – ongekend – maar blijkbaar volledig normaal zo als men hoort.
Duidelijk aangegeven dat alle (!) boeken zijn in geleverd. Daarnaast ook duidelijk gemaakt dat wij een antwoordenboek hadden bestelt NIEUW) en wat schetst onze verbazing -> wij krijgen een afgeranseld exemplaar toegestuurd. Tegen de mw. van van Dijk aangegeven dat wij een nieuw boek hadden besteld maar een tweede hands en in erg slechte staat hebben gekregen!
Het antwoord van de medewerker: Tja, zo werkt van Dijk – eerst worden de oude boeken verstuurd en pas als deze op zijn nieuwe. Uw kunt wel vragen voor nieuwe boeken en ook betalen – maar dat betekend niet dat u ook nieuwe boeken geleverd krijgt. Nou bestel maar een boek bij BOL – da heb ik nog nooit een tweedehands boek geleverd gekregen.
Terug na het administratieve chaos.
Op eens kregen wij een email van een incassobureau of wij even het boek wilden betalen met 40€ extrakosten erbij.
Netjes aan hun vermeld dat wij het boek hebben ingeleverd en het blijkbaar op weg van de school naar van Dijk is verloren gegaan.
Nu hebben wij ook nog een verzekering afgesloten gehad – dames en heren – lees het klein gedrukte goed – want dat dit is toegestaan in Nederland verbaasd mij.
De onvriendelijke medewerkster van van Dijk zij dat wij aangifte bij de politie moeten doen van wegen diefstal. Dit hebben wij geprobeerd, maar die Politie gaaf aan dat wij het boek al aan van Dijk hebben overhandigd en dat wij geen aangifte voor diefstal konden doen.
Zonder aangifte bij de politie dus ook geen verzekeringsuitkering -> dubbele kassa voor van Dijk.
Verder zij de steeds onvriendelijker wordende medewerkster dat een getuigenschrift van tenminste 3 losstaande volwassen schriftelijk moeten bevestigen dat alle boeken ingeleverd worden ….. Nu was toevallig de neef van onze zoon erbij toen de boeken worden ingeleverd – maar wie gaat met 3 onbekende personen boeken van school inleveren – hier toont zich een slimme advocatuur in de achtergrond van van Dijk die over de rug van de scholieren geld maken.
Nadat wij ook aan het incassobureau hadden medegedeeld hoe de vork in elkaar steekt – kregen wij GEEN reactie. Erger nog enkele dagen later komt een email – dat wij niet hebben gereageerd (vreemd want wij hebben een email gestuurd) en dat als wij niet binnen enkele dagen betalen er verdere stappen tegen ons worden ondernomen.
In de tussentijd krijgen wij ook nog boeken van van Dijk opgestuurd van een school waar onze zoon al langer dan 6 maanden niet meet naar toe gaat. Er kan dus blijkbaar iemand op de account van ons kind boeken bestellen uit naam van school.
de story gaat nog verder: in plaats van de vergoeding van het tweedehandse boek over te schrijven (wij hebben hier niet om gevraagd – wij willen een nieuw boek) wordt deze gewoon van het eis van de kosten van het door van Dijk afhandig gemaakte boek in mindering gebracht! Ook dit is juridisch gezien niet toegestaan – maar ja – van Dijk mag dus blijkbaar alles.
Hier moet meer werk van gemaakt worden – de studenten die de boeken in scannen en in ontvang nemen zouden verplicht moeten worden om boeken een voor een te bevestigen dat deze aangenomen zijn, den ook hier is van DIJK slim bezig door alleen te bevestigen dat er boeken ingeleverd zijn (maar niet hoeveel en welke). Zodra op de transport is misgaat – is blijkbar van Dijk niet verantwoordelijk – tenminste zou dit juridisch uitgezocht moeten worden.
Al met al een geoliede machine om van ieder probleem het meest financieel te kunnen profiteren.
van Dijk Education B.v. is dan ook Focum II Finance BV en syncasso het bedrijf dat standaard brieven verstuurd waarin beweert wordt dat men contact met hun heeft opgenomen.

Gewenste Oplossing:

Tevreden zijn wij als:
1.) de factuur en incasso kosten kwijtgescholden worden (48,45€ plus 40€)
2.) het nieuwe boek opgestuurd wordt (hetgeen wij besteld en vooraf betaald hebben)
3.) de inleverprocedure wordt aangepast dat een ieder ingeleverd boek SCHRIFTELIJK wordt bevestigd als zijn aangenomen boek.
4.) de medewerkster zich voor haar schofterig gedrag aan de telefoon bij mijn vrouw gaat verontschuldigen
5.) de verzekering DUIDELIJK wordt uitgelegd wanneer deze wel of niet grijpt (want man MOET 1 week voor het inleveren aangeven dat een boek is gestolen - dus als een boek 4 dagen van te voren met bijv. de schooltas wordt gestolen - is man NIET verzekerd - volgens de medewerkster van van Dijk.

Bericht van Robin van Klacht.nl

8 jaren geleden - Ik heb een email gestuurd naar VanDijk over deze klacht.

Reactie van de melder van de klacht

8 jaren geleden - Aanvullend willen wij nog een verklaring hoe het kan dat op een oude school, na het wissel van het schooljaar nog steeds boeken op naam van onze zoon kunnen worden besteld (door school!). Dit bericht is niet van van Dijk Educatie maar Tikra!

Bericht van Robin van Klacht.nl

8 jaren geleden - Deze klacht is zojuist door VanDijk in behandeling genomen

Bericht van Robin van Klacht.nl

8 jaren geleden - We hebben bericht ontvangen dat VanDijk een oplossing geplaatst heeft bij deze klacht

VanDijk

Heeft op 02 januari 2018 om 15:04 geantwoord

Geboden Oplossing:

Beste Tikra,

Tussen kerst en oud en nieuw zijn wij gesloten geweest, vandaar onze latere reactie.

Naar aanleiding van uw klacht hebben wij het gesprek van 18 september 2017 terug geluisterd. Wij delen niet uw mening dat onze medewerker onbeschoft is geweest.

20 juni 2017 hebben wij u twee inleverformulieren gemaild met daarop de boeken die ingeleverd moeten worden. U geeft aan al deze boeken op de school ingeleverd te hebben. Op 12 juli 2017 hebben wij u gemaild dat wij één boek niet hebben ontvangen en dat u nog de mogelijkheid heeft om deze voor 1 augustus 2017 op te sturen. Op deze e-mail hebben wij geen reactie gehad. Na 1 augustus 2017 hebben wij de schadefactuur gemaild omdat wij het artikel niet hebben ontvangen.

Op 18 september 2017 neemt u hier voor het eerst contact met ons over op. Wij hebben toen aangegeven dat wij niks meer aan de schadefactuur konden doen. Bij hoge uitzondering willen wij u nog een voorstel doen; Wanneer u de schadefactuur van € 48,45 binnen veertien dagen aan ons overmaakt, nemen wij de aanmaningskosten en de kosten die gemaakt zijn bij het incassobureau voor onze rekening en halen wij de vordering terug bij het incassobureau.

Op 22 juli 2017 heeft u een nieuwe bestelling geplaatst voor het schooljaar 2017/2018. Hiervoor heeft u voor twee artikelen de nieuwprijs betaald en gebruikte boeken geleverd gekregen. Hiervoor staat nog een creditnota open van € 11,17. Deze creditnota mag in mindering gebracht worden op het bedrag wat nog voldaan moet worden (48,45 - 11,17 = € 37,28). Helaas hebben wij niet de mogelijkheid dat u een keuze kunt maken tussen gebruikte of nieuwe boeken. Wij leveren, zolang de voorraad strekt altijd eerst gebruikte boeken. Natuurlijk betaald u voor de gebruikte boeken niet de volledige nieuwprijs, u krijgt hiervoor 1/3 van de nieuwprijs terug.

Tijdens het afsluiten van de regeling 'vervanging bij schade of diefstal', kunt u altijd de voorwaarde hier van lezen. Hier staat duidelijk in aangegeven dat de regeling geldig is tot de dag van inleveren. Op de inleverdag zelf is de regeling niet meer geldig.

Graag horen wij of u akkoord gaat met ons voorstel.

Vriendelijke groet,
Annemiek
Afdeling klantenservice VanDijk

Tikra

Heeft op 02 januari 2018 om 15:47 geantwoord

Beste Annemiek,

bedankt voor de reactie. Ten eerste zullen wij over de geboden oplossing na willen denken maar ook overleg voeren met onze rechtsbijstandsverzekering (binnen de aangeboden periode van 14 dagen met ingang van 02.01.2018).
Terugkomend op u reactie dan het volgende:
Het eerste gesprek dat heeft plaats gevonden met een mannelijke mw. was erg netjes! Het gesprek waar wij ons op beroepen is het vervolggesprek dat mijn vrouw gevoerd heeft met een vrouwelijke medewerker van van Dijk Educatie. Misschien moet u deze opname ook nog beluisteren.
Zoals eerder gezegd hebben wij alle (!) boeken ingeleverd bij het inzamelpunt van de school. Dat er daarna een boek afhandig wordt gemakt - spijt ons ten zeerste maar is in principe niet ons probleem aangezien van Dijk de boeken in ontvang heeft genomen. Binnen de periode van inleveren en u melding liggen 6 weken hetgeen een lange tijd is en waar boeken binnen de processen van van Dijk eenvoudig kunnen verdwijnen (misschien alleen maar administratief).
M.b.t. de verzekering: Uiteraard kunnen wij de voorwaarden lezen van de verzekering, maar dat doet er niet aan toe aangezien wij alle boeken hebben ingeleverd en u 6 weken later beweerd dat wij dit niet hebben gedaan. Om ons te kunnen verdiepen in uw bedrijfsprocessen en als ISO gecertificeerd bedrijf zult u de volgende gegevens eenvoudig beschikbaar hebben:
Graag ontvangen wij de procedure hoe geregistreerde boeken worden verder verwerkt zodat er veilig gesteld is dat er niet per ongeluk een boek van ons op een andere naam/ account terecht komt (tracebility van producten). Wij mogen hier enig twijfel over hebben aangezien wij namelijk boeken van van Dijk Educatie opgestuurd krijgen - als zijnde door ons samen met school bestelt, van een school waar onze zoon al een jaar niet meer naar toe gaat!
Op dit deel van onze klacht heeft u helaas nog niet gereageerd. Voor de zekerheid herhaal ik deze hier nog een keer:
Hoe is het mogelijk dat "iemand (?)" op de account van onze zoon boeken besteld (na overleg met school) - deze van een school waar hij niet meer aangemeld is - en deze naar ons ongevraagd, niet besteld opgestuurd krijgen? Moeten wij hier dan eind van het jaar ook opdraaien voor eventuele kosten?
In verwachting van u w antwoord verblijf ik met vriendelijke groet.

Reactie van de melder van de klacht

8 jaren geleden - Beste Annemiek, bedankt voor de reactie. Ten eerste zullen wij over de geboden oplossing na willen denken maar ook overleg voeren met onze rechtsbijstandsverzekering (binnen de aangeboden periode van 14 dagen met ingang van 02.01.2018). Terugkomend op u reactie dan het volgende: Het eerste gesprek dat heeft plaats gevonden met een mannelijke mw. was erg netjes! Het gesprek waar wij ons op beroepen is het vervolggesprek dat mijn vrouw gevoerd heeft met een vrouwelijke medewerker van van Dijk Educatie. Misschien moet u deze opname ook nog beluisteren. Zoals eerder gezegd hebben wij alle (!) boeken ingeleverd bij het inzamelpunt van de school. Dat er daarna een boek afhandig wordt gemakt - spijt ons ten zeerste maar is in principe niet ons probleem aangezien van Dijk de boeken in ontvang heeft genomen. Binnen de periode van inleveren en u melding liggen 6 weken hetgeen een lange tijd is en waar boeken binnen de processen van van Dijk eenvoudig kunnen verdwijnen (misschien alleen maar administratief). M.b.t. de verzekering: Uiteraard kunnen wij de voorwaarden lezen van de verzekering, maar dat doet er niet aan toe aangezien wij alle boeken hebben ingeleverd en u 6 weken later beweerd dat wij dit niet hebben gedaan. Om ons te kunnen verdiepen in uw bedrijfsprocessen en als ISO gecertificeerd bedrijf zult u de volgende gegevens eenvoudig beschikbaar hebben: Graag ontvangen wij de procedure hoe geregistreerde boeken worden verder verwerkt zodat er veilig gesteld is dat er niet per ongeluk een boek van ons op een andere naam/ account terecht komt (tracebility van producten). Wij mogen hier enig twijfel over hebben aangezien wij namelijk boeken van van Dijk Educatie opgestuurd krijgen - als zijnde door ons samen met school bestelt, van een school waar onze zoon al een jaar niet meer naar toe gaat! Op dit deel van onze klacht heeft u helaas nog niet gereageerd. Voor de zekerheid herhaal ik deze hier nog een keer: Hoe is het mogelijk dat "iemand (?)" op de account van onze zoon boeken besteld (na overleg met school) - deze van een school waar hij niet meer aangemeld is - en deze naar ons ongevraagd, niet besteld opgestuurd krijgen? Moeten wij hier dan eind van het jaar ook opdraaien voor eventuele kosten? In verwachting van u w antwoord verblijf ik met vriendelijke groet.

Bericht van VanDijk

8 jaren geleden - Beste Tikra, Wij willen u de tijd geven tot 16 januari 2018 om over ons voorstel na te denken. Het gesprek met onze vrouwelijke collega in oktober hebben wij ook terug geluisterd. Ook in dit gesprek kunnen wij ons niet vinden in uw mening dat wij onbeschoft zijn geweest. Direct bij het inleveren is aan uw zoon een schaderapport overhandigt, waarop het ontbrekende boek staat met het daar bij horende schadebedrag. Het is bij het inleveren direct geconstateerd dat het boek niet is ingeleverd. Zoals in mijn voorgaande bericht aangegeven, hebben wij hierna een e-mail gestuurd en u hier in nog de kans gegeven om het boek in te leveren tot 1 augustus 2017. Op zowel het schaderapport als de e-mail over het nog in te leveren artikel hebben wij geen reactie gehad. Wij kunnen ons dan ook niet vinden in uw stelling dat wij 6 weken niks van ons laten horen. U geeft aan dat er voor uw zoon boeken zijn besteld terwijl hij niet meer op die school zat. Dit heeft onder andere te maken met het moment van uitschrijven door de school. Tevens is de school verantwoordelijk voor de boekenlijst en zal bij wijzigingen op de boekenlijst, dit op klassikaal niveau aan ons doorgeven. Dit alles valt ons de wet gratis schoolboeken regeling. Wij horen graag voor 16 januari 2018 of u akkoord gaat met ons voorstel. Vriendelijke groet, Annemiek Afdeling klantenservice VanDijk

Reactie van de melder van de klacht

8 jaren geleden - Beste Annemiek, bedankt voor de snelle reactie. Graag zouden wij een kopie van de gesprekken willen ontvangen zodat ook wij terug kunnen luisteren hoe de medewerkster zich heeft gedragen - blijkbaar zijn de maatstaven m.b.t. fatsoen hier veer uit elkaar. U geeft in u reactie aan dat mijn zoon een blad heeft gekregen met hierop vermeld dat er een boek ontbrak. Helaas moet ik hier uw tegenspreken - het enige document dat onze zoon heeft gekregen was een papier met daarop bedankt voor het inleveren en zeker geen document dat er een boek ontbreekt! Hier waren zelfs getuigen (volwassene) bij aanwezig. Ik vind het leuk dat u herhaalt dat wij bij het inleveren van de boeken erop zijn gewezen dat er een boek ontbreekt (hetgeen NIET JUIST is) alsmede dat u ons de kans hebt gegeven een boek later nog in te leveren - Dat is uiteraard niet mogelijk da wij al op dit moment geen enkel boek meer in ons bezit hadden aangezien wij alle (!) boeken hebben ingeleverd. Het is ook interessant dat u het wet gratis schoolboeken hier vermeld. Kunt uw mij hier een kopie van opsturen? Betekend dat verder dat als scholen boeken bestellen deze ook door hun worden betaald indien deze niet worden ingeleverd? U schrijft in u reactie dat u geen reactie hebt ontvangen naar aanleiding van u email - dit is eenvoudig te verklaren: 1.) wij hebben alle boeken ingeleverd. 2.) Wij gaan ook niet op digitale nota's reageren en rekeningen betalen die zonder enig onderbouwing/ bestelling aan ons worden opgestuurd (spooknota's). Openstaand is ook nog de vraag m.b.t. tracebility van boeken en "eigenaren" binnen de van Dijk Educatie organisatie. mvg

Reactie van de melder van de klacht

8 jaren geleden - Verbazingwekkend hebben wij vandaag een reactie mogen ontvangen van van Dijk Educatie. Deze keer niet op hier de klacht.nl site maar op onze privé email adres! Vreemd - want juist deze site zorgt voor een open communicatie. Voor deze reden plak ik het email hier in en zal ik verder daaronder onze reactie formuleren: QUOTE email van Dijk: Beste Tikra, Helaas kunnen wij geen geluidsopnames versturen in verband met de wet op de privacy. Het gevoel wat uw vrouw heeft overgehouden aan het gesprek kunnen wij helaas niet weg nemen. Onze excuses daarvoor. Bij het innemen van het pakket hebben wij geconstateerd dat het boek ontbreekt, alleen op basis daarvan wordt er een schaderapport gegenereerd en overhandigd. Voor alle duidelijkheid hebben wij van dit schaderapport een kopie toegevoegd. Betreft de wet op de gratis schoolboeken, meer informatie hierover kunt u vinden op www.rijksoverheid.nl. De klassikale nabestellingen die geplaatst zijn voor Bjorn, zijn alle drie koopboeken en hierdoor eigendom van Bjorn. Deze boeken zijn tevens door de school betaald. Uw stelling dat wanneer deze niet ingeleverd worden, de schadefactuur dan door de school wordt betaald is dus ook niet van toepassing. Wanneer er op een leermiddelenlijst huurboeken staan betekend dit dat de school de huurprijs betaald en de leerling na correct inleveren geen factuur meer ontvangt. Bij het niet inleveren of beschadigd ingeleverd, ontvangt de leerling een schadefactuur. De constatering van het ontbrekende boek heeft direct bij het inleverteam op school plaatsgevonden. Door het niet ingeleverde boek genereerd ons systeem direct een schaderapport. Pas na deze constatering wordt het pakket in een rolcontainer geplaatst. Voor alle duidelijkheid; het pakket wordt dus eerst beoordeeld en daarna voor vervoer in een rolcontainer geplaatst. Wij gaan er vanuit u hiermee volledig te hebben geïnformeerd. Graag zien wij uw reactie met betrekking tot ons coulancevoorstel voor 18 januari 2018 tegemoet. Met vriendelijke groet, Annemiek Koers END QUOTE Onze reactie: Ten eerste zijn wij verbaasd , dat deze nog niet opgeloste case hier als opgelost ten boeken staat en wij buiten deze site een reactie mogen ontvangen. Het is makkelijk om te schermen met het wet op privacy - moeten wij toestemming geven dat een gesprek mag worden opgenomen voor leerdoeleinden. Maar dit doet er verder niet meer aan toe. U schrijft in uw reactie dat bij het innemen van het pakket is geconstateerd dat er een boek ontbreekt en dat het schaderapport gegenereerd en overhandigt is aan onze zoon. Gelukkig heeft onze zoon zijn boeken (want het was te zwaar - het waren namelijk boeken van twee scholen) onder begeleiding van twee volwassenen ingeleverd - en het is alleen het papiertje bedankt voor het inleveren aan hem overhandigd en zeker geen schaderapport. Zo'n bijgevoegd PDF file kan ik op iedere dag maken met iedere datum in het verleden of toekomst. Verder heeft mijn zoon aangegeven geen printers te hebben gezien (en wij zullen dit bij school en schoolvrienden navragen) en weet mijn zoon zich nog te herinneren dat de medewerker hem mondeling heeft bevestigt dat alle boeken zijn ingeleverd. U proces dat er eerst gecontroleerd wordt en dan het pakket in een rolcontainer wordt geplaatst is niet juist, want per vak worden de boeken gescand en direct gesorteerd. Bedankt voor de link m.b.t. wet van gratis schoolboeken. Ik ga mij hierin verdiepen. Wij zijn verder verbaasd dat van Dijk Educatie met hun registratie systemen in tijden waar scholen het financieel zwaar hebben scholen niet informeren als er koopboeken worden besteld door een school waar zij al bestellingen van dezelfde persoon van een andere school hebben ontvangen. Systemen zouden dit moeten herkennen en medewerkers zouden de school op een mogelijk fout kunnen attenderen. Aangezien het koopboeken zijn - school hiervoor betaald heeft en onze zoon deze niet kan gebruiken - zullen wij deze aan zijn oude school aanbieden. mvg

Alle klachten die gemeld zijn door
💡

Tip van onze consumentenexpert

Als consument in Nederland heeft u sterke rechten. Bij klachten kunt u de interne klachtenprocedure doorlopen, naar de Geschillencommissie of het Kifid stappen, of advies vragen bij ConsuWijzer.

Bron: ConsuWijzer / ACM